Melihat kinerja tim yang tiba-tiba menurun tentu bisa membuat pemilik bisnis frustrasi. Target semakin dekat, tetapi pekerjaan justru berjalan lambat, deadline mulai terlewat, dan Anda akhirnya harus turun tangan sendiri.
Dalam kondisi seperti ini, reaksi pertama yang muncul biasanya adalah menegur karyawan.
Padahal, karyawan yang tidak produktif belum tentu sekadar malas. Bisa jadi ada masalah pada sistem kerja, pembagian tugas, komunikasi, atau bahkan cara Anda sebagai leader memberikan arahan.
Jadi, cara mengatasi karyawan tidak produktif bukan hanya dengan memberikan teguran. Anda perlu mencari tahu penyebabnya dan memperbaiki sistem yang membuat masalah tersebut terus berulang.
Berikut lima langkah yang bisa diterapkan.
5 Cara Mengatasi Karyawan Tidak Produktif di Tempat Kerja
1. Cari Tahu Penyebabnya
Jangan langsung memberikan label “malas” ketika melihat performa seseorang menurun.
Coba cari tahu apa yang sebenarnya terjadi.
Ajak karyawan berbicara secara personal melalui one-on-one. Tanyakan apakah mereka mengalami kesulitan dalam pekerjaan, tidak memahami target, kelelahan, atau menghadapi kendala lain.
Namun, bukan berarti setiap alasan harus diterima begitu saja.
Tujuan dari percakapan ini adalah mengetahui masalah sebenarnya sebelum menentukan tindakan.
Karena kalau Anda salah mendiagnosis masalah, solusi yang diberikan juga kemungkinan besar salah.
2. Perjelas Target dan Tanggung Jawab
Karyawan sulit bekerja maksimal jika mereka sendiri tidak tahu apa yang sebenarnya diharapkan.
Pastikan setiap orang memahami tiga hal: apa yang harus dikerjakan, kapan harus selesai, dan seperti apa hasil yang dianggap berhasil.
Gunakan KPI atau target yang terukur agar kinerja tidak hanya dinilai berdasarkan perasaan.
Selain itu, pastikan pembagian tanggung jawab juga jelas. Jangan sampai dua orang mengerjakan pekerjaan yang sama, sementara pekerjaan lain justru tidak ada yang mengambil tanggung jawab.
Semakin jelas ekspektasinya, semakin mudah pula Anda mengevaluasi kinerjanya.
3. Periksa Sistem Kerja yang Digunakan
Tidak semua masalah produktivitas berasal dari orangnya.
Terkadang, sistem perusahaan justru membuat karyawan sulit bekerja dengan cepat.
Misalnya, proses approval terlalu panjang, informasi tersebar di banyak tempat, software sering bermasalah, atau SOP tidak pernah diperbarui.
Jika masalah ini terjadi terus-menerus, jangan hanya meminta karyawan bekerja lebih cepat.
Tanyakan juga: “Apakah sistem kita memang memungkinkan mereka bekerja dengan cepat?”
Leader yang baik tidak hanya menuntut hasil, tetapi juga memastikan tim memiliki sistem dan tools yang mendukung pencapaian hasil tersebut.
4. Berikan Feedback Secara Konsisten
Jangan menunggu sampai masalah menumpuk baru memberikan teguran.
Karyawan perlu mengetahui apakah pekerjaan mereka sudah sesuai ekspektasi atau belum.
Berikan feedback berdasarkan fakta dan hasil kerja, bukan emosi.
Sampaikan apa yang sudah dilakukan dengan baik, apa yang perlu diperbaiki, dan standar seperti apa yang Anda harapkan ke depannya.
Feedback yang konsisten membuat karyawan memiliki kesempatan untuk memperbaiki performanya sebelum masalah menjadi lebih besar.
5. Bangun Sistem Accountability
Kalau setiap kali ada masalah Anda harus turun tangan sendiri, mungkin persoalannya bukan hanya pada karyawan.
Bisa jadi bisnis Anda belum memiliki sistem accountability yang kuat.
Setiap orang perlu memahami target, tanggung jawab, deadline, dan konsekuensi dari pekerjaannya. Dengan begitu, kinerja tidak hanya bergantung pada seberapa sering owner mengawasi tim.
Tujuannya bukan menciptakan lingkungan kerja yang penuh tekanan.
Justru sebaliknya, accountability membuat setiap orang memahami bahwa mereka memiliki tanggung jawab terhadap hasil yang sudah disepakati.
Jangan Jadikan Owner sebagai “Pengawas” Setiap Hari
Mengatasi karyawan tidak produktif bukan berarti Anda harus semakin sering mengawasi mereka.
Kalau setiap masalah selalu berakhir dengan owner turun tangan, bisnis akan semakin bergantung pada owner.
Masalah produktivitas seharusnya menjadi kesempatan untuk mengevaluasi tiga hal:
People. Process. System.
Apakah orangnya memiliki kemampuan yang tepat?
Apakah proses kerjanya sudah jelas?
Dan apakah sistemnya mendukung tim untuk menghasilkan performa terbaik?
Ketika ketiganya berjalan dengan baik, Anda tidak perlu menghabiskan energi untuk mengejar satu per satu karyawan setiap hari.
Bangun Tim yang Tidak Selalu Bergantung pada Owner
Bisnis yang sehat bukan bisnis yang semua masalahnya harus diselesaikan oleh owner.
Semakin besar bisnis, semakin penting bagi seorang pemimpin untuk membangun tim yang mampu mengambil tanggung jawab dan sistem yang tetap berjalan tanpa pengawasan terus-menerus.
Inilah salah satu fokus yang dibahas di Alpha Leaders Community: membantu business owner berkembang dari sekadar operator menjadi pemimpin yang mampu membangun sistem, superteam, dan bisnis yang dapat berjalan secara lebih mandiri.
Karena pada akhirnya, tujuan seorang owner bukan memiliki bisnis yang membutuhkan dirinya setiap hari.
Tujuannya adalah membangun bisnis yang tetap bisa berjalan dan berkembang meski dirinya tidak berada di setiap keputusan.
